Hollandsteel in Opmeer werkt sinds kort met de software van Quotation Factory voor snelle en adequate offertes. De klanten zijn enthousiast over het gemak waarmee zij in het nieuwe klantportaal hun bestellingen kunnen plaatsen. Voor de medewerkers van Hollandsteel zelf scheelt de nieuwe oplossing heel veel werk. “Daardoor hebben we weer tijd om de ondergeschoven kindjes naar boven te halen”, zegt mede-eigenaar Gem Bot.
Hollandsteel is een toeleverancier van snijwerk uit buis, profiel en plaat. In het jonge team van zo’n 25 medewerkers heerst de mentaliteit die kenmerkend is voor West-Friesland: aanpakken en altijd zorgen voor oplossingen. Hiervoor hebben ze een eveneens jong machinepark tot hun beschikking. In de fabriek in Opmeer draaien 24 uur per dag, 7 dagen in de week twee vlakbedlasers met een automatiseringstoren, twee buislasers, een plasmasnijmachine, meerdere kantbanken en een machine voor kantafronding. Gestart in 2016, is het bedrijf nu al een begrip in Noord-Holland. De grootste markten die worden bediend zijn de grote machinebouw en de agricultuur, maar het klantenbestand is heel divers en herbergt bijvoorbeeld ook offshorebedrijven, botenbouwers, architecten en kunstenaars. “We hebben een sterke positie in de regio, maar leveren door heel Nederland”, aldus Gem Bot.
Potentieel maximaal benutten
De automatiseringstoren is vrij recent bij de plaatlasers geplaatst. Deze geeft de productiviteit een boost omdat Hollandsteel nu ook grote partijen kan verwerken. Om dit potentieel maximaal te benutten was het noodzakelijk de voorkant van het productieproces – het offerte- en besteltraject – te verbeteren. Hiervoor werd al een aantal jaren gebruik gemaakt van een zelf ontwikkeld portaal waarin klanten snel offertes konden aanvragen en bestellingen plaatsen. Maar dit functioneerde alleen voor het lasersnijden van vlak plaatmateriaal. Buizen konden er niet goed in worden verwerkt. Dat was dan ook de voornaamste reden om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing. Ook het automatisch nesten, zetwerk en ontbramen kon nog niet in het oude portaal worden geregeld. Dat waren allemaal features, waar Hollandsteel eigenlijk om zat te springen.
Gebruiksvriendelijk
Daarom is het bedrijf in zee gegaan met Quotation Factory. Hun oplossing voor het offerteproces is sinds begin februari operationeel. Laura Beltman, medewerkster binnendienst, is er razend enthousiast over. Ze had het gebruik van de nieuwe software snel onder de knie. “Dit portaal werkt super. Het is heel gebruiksvriendelijk en de functionaliteit is erg fijn. Het zetten wordt heel goed opgepikt, net als het ontbramen, waar direct de goede prijzen aan worden gekoppeld. Het pre-nesten kostte voorheen ontzettend veel tijd, dat gaat nu automatisch. We hoeven nog maar een paar dingetjes handmatig op te lossen.”
Voor Laura’s collega’s van de werkvoorbereiding is het aantal mailtjes en telefoontjes drastisch afgenomen. Want de klanten kunnen nu zelf gegevens invoeren in plaats van dat ze deze op de mail moeten zetten. Ze kunnen in het portaal hele assemblages inladen en daarbij makkelijk aangeven wat ze willen; materiaalsoorten en aantallen kunnen ze aangeven op batchniveau.
Tijd voor andere zaken
Dat scheelt Hollandsteel heel veel tijd. “Ik schat dat we zeker een fte besparen”, zegt Gem Bot. Het betekent dat er nu meer tijd is voor andere zaken. De werkvoorbereiders kunnen zich bezighouden met werkzaamheden die echt waarde toevoegen. De buitendienstmedewerkers, die voorheen ook de handen vol hadden aan de mail, hebben nu weer tijd om naar buiten te gaan om aan klantenbinding te doen en nieuwe klanten te werven.
Ze kunnen de klanten het gemak van het portaal uitleggen en hen enthousiast maken om het te gebruiken. Gem Bot heeft geen twijfel dat dit gaat lukken. “Ik schat dat 40 à 50 procent van onze klanten gebruik maakt van het klantportaal. Met de nieuwe oplossing van Quotation Factory verwachten we dat snel te kunnen opvoeren naar 70 à 80 procent. Te meer omdat we merken dat de markt behoefte heeft aan een goed functionerend portaal. Sterker nog: steeds meer klanten zijn er aan gewend dat ze makkelijk buis- en plaatmateriaal kunnen bestellen en binnen enkele minuten offertes krijgen voor hun aanvragen.”
Enorme kansen
Bot weet van een aantal (potentiële) klanten dat die juist vanwege het bestelgemak hun orders voor grote series plaat- en buisdelen bij andere toeleveranciers plaatsen. Maar hij weet ook dat juist daar enorme kansen liggen voor Hollandsteel. Want als er qua bestelgemak en prijs geen verschil is, dan hebben klanten vaak een duidelijke voorkeur om hun orders dicht in de buurt uit te besteden. “De gunfactor speelt daarbij zeker een rol, maar mensen vinden het ook gewoon fijn om langs te kunnen komen en persoonlijk contact te hebben. Al is het maar om even hun hart te kunnen luchten als er iets niet goed is gegaan.”
Kwaliteit
Naast klantenbinding is er dankzij het nieuwe klantportaal ook meer tijd voor een ander ondergeschoven kindje: kwaliteit. Uiteraard staat het leveren van de door de klant gewenste kwaliteit voorop bij Hollandsteel, maar er moet soms nog te veel moeite worden gedaan om deze te realiseren. Bot streeft naar een situatie waarin kwaliteit systematisch is ingebed in het hele bedrijfsproces. “Een systeem waarin direct zichtbaar is waar je aandacht aan moet besteden, met getallen onderbouwd. We hebben er nu de tijd voor om dat te ontwikkelen, waardoor het ons minder moeite zal kosten om de gewenste kwaliteitsniveaus te behalen.”
Ondertussen wordt samen met Quotation Factory het offerteproces verder geperfectioneerd. Laura Beltman houdt een prioriteitenlijstje bij van zaken die aangepakt moeten worden. Een van de punten daarop is dat klanten kunnen kiezen voor meer variatie in de leverdatums en de daaraan gekoppelde prijzen. “We hebben er alle vertrouwen in dat Quotation Factory dat op korte termijn voor elkaar maakt, zodat we onze ingezette groeispurt verder kunnen versnellen”, besluit Gem Bot.