Op zoek naar calculators en werkvoorbereiders in de metaalindustrie? Vrijwel onbegonnen werk. Het aantal vacatures is groot en dan staan ze ook nog opvallend lang open. Ondertussen houdt dat de verdere groei van veel metaalbewerkers tegen. Maar het kan dankzij nieuwe technologie ook anders. Een geautomatiseerd offerteplatform is de oplossing. Te mooi om waar te zijn? Leze deze blog maar.
Het is een bekend probleem voor veel metaalbewerkers. Dankzij investeringen in meer machines en diversere bewerkingen, kan de offerte afdeling het niet meer bolwerken om alle aanvragen snel en accuraat te behandelen. De oorzaak laat zich raden: er is een dringend tekort aan calculators en werkvoorbereiders.
En dat in een markt waarin klanten het steeds belangrijker vinden om prijzen, voorwaarden en levertijden direct te kunnen inzien, zodat ze vervolgens snel kunnen beslissen om te bestellen. Dat gewenste tempo is op dit moment voor veel metaalbewerkingsbedrijven een utopie.
Het is zoeken naar een speld in een hooiberg als het gaat om gekwalificeerde calculators en werkvoorbereiders.
Door het tekort aan calculators en werkvoorbereiders moet de vragende partij dagen of soms wel weken wachten op een offerte. Aan de andere kant is het voor de leverende partij de bottleneck voor verdere groei.
Dan kun je als metaalbewerker met maximale inzet gaan speuren naar versterking van je team, maar daar wordt niemand vrolijk van. Er is haast niet te komen aan calculators en werkvoorbereiders die voldoen aan de gestelde eisen. Mbo+- of hbo-niveau en als het even kan met jaren ervaring op de teller. Het is zoeken naar een speld in een hooiberg.
Frustraties bij jongere generaties calculators en werkvoorbereiders zorgt voor leegloop
Gaat het hier om een uitstervend ras? Er is in elk geval veel natuurlijk verloop binnen bedrijven, want op de calculatieafdeling van metaalbewerkers zijn vaak ervaren professionals actief. En die gaan een keer met pensioen. Als er al jongere calculators en werkvoorbereiders in het team zitten, dan is het een moeilijke opgave om die te behouden. De vraag is hoe dat kan.
Het antwoord ligt in de praktijk. Exponenten van de jongere generaties in het vakgebied zijn, zo blijkt uit een rondvraag, vooral gefrustreerd dat ze niet de tools hebben om hun werk goed te doen. Ze voelen zich typegeiten omdat ze de hele dag door informatie van systemen moeten overtikken. Deze talenten zijn hoogopgeleid, maar doen zeventig procent van de tijd niet meer dan productie van achter hun toetsenbord. Dat vinden ze – en is – zonde van hun capaciteiten.
Technologie als oplossing voor het tekort aan calculators en werkvoorbereiders
Je zou kunnen denken dat het tekort aan calculators en werkvoorbereiders binnen de metaalbewerkingsindustrie een onoplosbare problematiek is. Zoals wel vaker biedt de technologie hier de oplossing. De Quotation Factory staat voor een geautomatiseerd offerteproces tussen aanvrager en producent. Wie het platform gebruikt geniet daardoor van diverse voordelen die het tekort aan calculators en werkvoorbereiders tenietdoen.
Om te beginnen maakt dit digitale offerteplatform calculators met minimaal de factor vijf productiever. Waarom? Omdat calculators het vele tellen en turven dat ze normaal moeten doen kunnen overlaten aan de software van de Quotation Factory die dit automatisch doet op basis van intelligente herkenning.
Volautomatisch calculeren voorkomt onnodig en foutgevoelig typewerk
Dan is het ook zo dat deze software metaalbewerkers in staat stelt om tachtig procent van de producten met een wat eenvoudiger karakter volautomatisch te calculeren. Daar hoef je als mens dus helemaal niet naar om te kijken.
Nog een cruciale pré: al het typewerk, de data entry van Excel sheets naar ERP-systemen, komt volledig te vervallen. Omdat er binnen de Quotation Factory geautomatiseerde koppelingen bestaan tussen ERP- en CAM-systemen. Dat betekent dat een calculator zijn tijd alleen nog maar hoeft te besteden aan de twintig procent complexere aanvragen.
Daardoor kan hij gewoon weer zijn hbo-niveau volledig benutten, daarbij ook nog geholpen door een voor zijn werk totaal gespecialiseerd hulpmiddel dat eenvoudig en snel te gebruiken is. Het maakt het werk van een calculator in een klap interessant en voldoende sexy voor de jongere generatie – ziedaar de oplossing voor eventueel personeelsverloop.
Alle kennis en ervaring voor iedereen en altijd beschikbaar
Er is nog een ander scenario waarin het platform van de Quotation Factory van grote meerwaarde is. Stel dat je calculators op leeftijd zijn. Ook al zou je dan met heel veel pijn en moeite nieuwe mensen vinden, dan nog is het een hele uitdaging om al die kennis en ervaring van je calculators van het eerste uur over te brengen op de jonge opvolgers.
Op het moment dat je het geautomatiseerde offerteplatform gebruikt, dan is de eerste stap dat je die bestaande kennis en ervaring onderbrengt in het systeem. Die verpak je in schattingen, formules en algoritmes. En dan hoef je de nieuwe generatie alleen nog maar te trainen om de twintig procent aan ingewikkeldere aanvragen te verwerken.
Nooit meer inconsistente offertes
De angst dat offertes inconsistent worden verdwijnt als sneeuw onder de zon. Sterker nog: het maakt niet uit wie de offerte maakt. Of het nu de oude of jonge generatie is: er komen altijd dezelfde uitkomsten uit.
Bijkomend positief gevolg is dat een deel van het werk van de calculator gaat bestaan uit het verbeteren van schattingsalgoritmes, door voor- en nacalculaties met elkaar te vergelijken. Dit is een activiteit waar de calculatieafdeling van oudsher niet aan toekomt, maar die wel heel belangrijk is. Alles wat je verkeerd schat kost je immers rendement; je bent of te duur of te goedkoop.
Automatisch offreren via zelfbedieningsportaal
Dan is er tot slot nog een groot voordeel van werken met een volledig geautomatiseerde offerteproces. Als gezegd willen klanten prijzen, voorraden en levertijden direct inzichtelijk hebben. Daar bedoelen ze eigenlijk nu mee. Een gangbare manier om dat te faciliteren is een zelfbedieningsportaal. Dat portaal kan alleen maar direct de gewenste informatie leveren als je het offerteproces geheel geautomatiseerd hebt. Dankzij het systeem van de Quotation Factory ben je daar vanaf dag één mee bezig. En dan kom je er dus heel snel achter welke klanten dermate eenvoudige aanvragen doen dat je die volledig automatisch kunt offreren.
Dit maakt dat je als metaalbewerker heel duidelijk inzicht krijgt in hoeveel procent van je aanvragen je automatisch kunt offreren. Als dat percentage hoog genoeg is, kan het heel interessant zijn klanten zelfbedieningsportalen aan te bieden. Voor hen betekent dat meer service, want ze hebben direct inzage in prijzen en levertijden. Bovendien ontlast je je calculatieafdeling, waardoor die nog meer tijd heeft voor de ingewikkelde offertes. Win-winsituatie.
Kortom: het is zeer de vraag of een ouderwets middel als een vacature de juiste oplossing is voor het tekort aan calculators en werkvoorbereiders. De technologie is al mijlen verder en biedt het ideale alternatief: een volledig geautomatiseerd offerteplatform.